תכנון תכנית התערבות והגדרת רמות תמיכה מותאמות הם חלק מהגורמים המכריעים להצלחתו של השילוב. לשם כך, מתקיימות במהלך חדשי הקיץ פגישות מקדימות עם המחנכת/הגננת/גננת, הסייעת המיועדת, התלמיד והוריו, מורת השילוב/גננת השילוב ומומחית התחום, לצורך היכרות ויצירת בסיס לבניית אמון וביטחון.
כמה ימים לקראת פתיחת שנת הלימודים, המחנכת/הגננת והסייעת פוגשות את התלמיד, להכרות איתו ועם המרחב הכיתתי. בתחילת השנה, על פי תאום מראש, נערכת פגישה עם כלל המורים המלמדים במסגרת, לשם הכנה ומתן מידע רלוונטי שיוכל לסייע להם בהבנה, בהכלה ובהתמודדות עם הצרכים המיוחדים של התלמיד.
במקביל, מושקעת חשיבה על אופן הצגת תפקיד הסייעת בפני ילדי המסגרת והוריהם. (במקרים רבים, במידה ויש נכונות, בשלות ורצון, התלמיד עצמו מציג את מה שהוא בוחר להציג כקשיים שלו ואת האופן שבו הילדים בכיתה/בגן יכולים להבין, לעזור ולקבל. מובן שהדבר נעשה בשיתוף מלא של ההורים ובתמיכת מומחית התחום והמחנכת/הגננת).
